Bli leverantör till svensk dagligvaruhandel via EDI – så går det till

EDI är det elektroniska språk som svenska dagligvarukedjor använder för att beställa, ta emot och fakturera varor. För att bli leverantör till ICA, Dagab/Axfood, COOP och liknande kedjor behöver du i de flesta fall koppla upp EDI – särskilt vid leverans till automatiserade lager, där hela varuhanteringen sker automatiskt. Här går vi igenom hela processen steg för steg: förberedelser, flöden, tester och tidsplan.

Varför EDI är en fördel – inte en kostnad

EDI (Electronic Data Interchange) är ett smidigt sätt att kommunicera mellan kedjan och leverantören, och löser många uppgifter på en gång: order, orderbekräftelse, leveransavisering och fakturering sker elektroniskt och automatiskt.

Levererar du till ett automatiserat lager är EDI obligatoriskt – hanteringen på lagret är helt automatisk och bygger på att informationen kommer elektroniskt. Men även om du levererar till kedjor regelbundet på andra sätt tjänar du själv på EDI: mindre manuellt arbete, färre fel och snabbare flöde från order till leverans. Med andra ord – EDI är inte ett problem eller en extra kostnad, utan något som ger dig konkreta fördelar.

Börja alltid med din kontakt hos kedjan

Första steget är att prata EDI med dina kontaktpersoner hos kedjan. De kan tala om när du kan börja arbeta via EDI och hjälpa dig att välja rätt EDI-flöde.

Samma kedja kan ha flera flöden. ICA har till exempel:

• Leverans till centrallager

• Butikspackflöde

• Direktflöde (DSD – Direct Store Delivery)

De här flödena beskriver hur order läggs och hur varorna beställs och levereras till butikerna – och de skiljer sig mycket åt. Därför är det viktigt att fastställa rätt flöde redan från början.

Varje kedja har sina egna flöden, operatörer och testrutiner – och det är kedjan själv som äger de detaljerna och vet vad som gäller just för er. Vår roll är att koppla upp och driftsätta ert EDI-flöde mot vald kedja, oavsett upplägg.

Är ni redo för EDI? Förberedelser

Innan uppkopplingen behöver några grundläggande saker vara på plats. Bland annat:

Förberedelse	Var	Varför
Företagsprefix	GS1 Sweden	Grunden för era GS1-nummer (GTIN, SSCC m.m.)
GLN (Global Location Number)	GS1 Sweden	Identifierar ert företag och era leveransplatser i EDI
Artiklar + GTIN	Validoo	Registrera era produkter och få artikelnummer (GTIN) som kedjorna känner igen

Ett EDI-flöde berör flera parter, och alla parter måste verifiera att allt fungerar. Väljer ni CloudOffice® får ni en färdig lösning – vi gör alla inställningar och genomför testerna tillsammans med era kunder och lager.

Så går uppkopplingen till – steg för steg

1. Beslut tillsammans med kunden + val av flöde. Ni och kedjan kommer överens om att använda EDI och vilket flöde som gäller.

2. Anslutningsformulär. Ni får ett formulär att fylla i. Omfattningen varierar mellan företag, men det handlar om vem som tar emot, vem som levererar, vilket system som hanterar EDI hos er och vilka meddelanden som används. Innehåller formuläret många tekniska parametrar – ta med det till oss, vi hjälper till.

3. Bygg systemet. Konton skapas i CloudOffice® och kopplas vid behov till externa system, t.ex. Fortnox (bokföring) eller Ongoing (lager). Här behövs hjälp av administratörerna i respektive system. Själva anslutningen går snabbt.

4. Inställningar och grunddata. Vi gör nödvändiga inställningar och läser in grunddata: artikellistor, GTIN, priser, hållbarhetsdatum med mera. Ibland behöver även leveransplatser läsas in – till exempel samtliga ICA-butiker, som är många.

5. Testorder. När allt är inställt tar vi emot en testorder från köparen. Oftast skickas den via e-post, men vissa köpare – till exempel Lidl – vill koppla upp EDI direkt och utbyta filer den vägen redan från start.

6. Simulerad leverans. Oavsett hur testordern kommer in registreras den i systemet och en leverans simuleras: utleverans med batchnummer, tillverknings- och bäst-före-datum, pallar byggs, palletiketter med SSCC skrivs ut. Utrustning testas – streckkodsläsare, etikettskrivare m.m.

7. Meddelanden skapas och verifieras. Alla nödvändiga EDIFACT-meddelanden genereras – ORDRSP (orderbekräftelse), DESADV (leveransavisering), INVOIC (faktura) samt INVOIC för kreditfaktura. Palletiketterna ska också verifieras. Allt skickas till köparen för verifiering.

8. Aktivering av EDI-kommunikationen. Själva den tekniska EDI-kommunikationen aktiveras som ett eget steg. Det utförs av VAN-leverantörerna (VAN = Value Added Network) på båda sidor – er/kedjans VAN-leverantör och CloudOffice® VAN-leverantör. Det här steget tar minst 5 arbetsdagar och behöver planeras in i tidsplanen.

9. Go-live. När meddelandena är godkända och EDI-kommunikationen är aktiverad bestämmer ni tillsammans med kunden ett startdatum för EDI.

Hur lång tid tar det?

Räkna med att hela uppstarten tar några veckor. Tänk på att:

• Aktiveringen av den tekniska EDI-kommunikationen (steg 8) tar minst 5 arbetsdagar och sköts av VAN-leverantörerna (Value Added Network) på båda sidor.

• Under semesterperioder och kring jul stänger kedjorna för nya EDI-uppkopplingar, vilket kan förlänga tidsplanen.

EDIFACT-meddelanden i flödet

Meddelande	Riktning	Beskrivning
ORDERS	Kedjan → Er	Inkommande kundorder
ORDRSP	Er → Kedjan	Orderbekräftelse
DESADV	Er → Kedjan	Leveransavisering med SSCC, batch och pallinfo
INVOIC	Er → Kedjan	Faktura (samt kreditfaktura vid korrigering)

Vanliga frågor

Måste vi ha EDI för att leverera till ICA, Dagab eller COOP? I de flesta fall ja – särskilt vid leverans till automatiserade lager, där hanteringen är helt automatisk och kräver elektronisk information.

Vad är skillnaden mellan olika EDI-flöden? Flödet avgör hur order läggs och hur varorna levereras (t.ex. centrallager, butikspack eller direktflöde/DSD hos ICA). Din kontakt hos kedjan hjälper dig välja rätt flöde.

Vad behöver vi ha klart hos GS1? Företagsprefix och GLN hos GS1 Sweden, samt era artiklar registrerade i Validoo med GTIN.

Behöver vi teknisk kompetens? Nej. Med CloudOffice® sköter vi uppkoppling, inställningar och tester tillsammans med kedjan och era lager.

Fungerar det med Fortnox? Ja. CloudOffice® är Fortnox officiella integrationspartner – order och fakturor kan flöda automatiskt. Läs mer på vår Fortnox-sida.

Hur lång tid tar uppkopplingen? Några veckor, inklusive tester. Aktiveringen av den tekniska EDI-kommunikationen tar minst 5 arbetsdagar, och semester/jul kan förlänga tiden.

Vad är en VAN-leverantör? VAN står för Value Added Network – den operatör som tekniskt transporterar EDI-meddelandena mellan parterna. Både ni och CloudOffice® har varsin VAN-leverantör, och det är de som aktiverar kommunikationen mellan sig (steg 8).

Kom igång – vi gör det nyckelfärdigt

Vi arbetar med olika typer av dokumentflöden och olika system och sätter upp hela EDI-lösningen åt er – nyckelfärdigt. Läs mer om EDI med CloudOffice® eller boka en demo så visar vi hela flödet live.