Hur man väljer ett affärssystem
Går du i tankar på att skaffa ett affärsprogram till företaget? Eller kanske du redan har ett befintligt system som du vill byta ut eller komplettera?
Att skaffa ett affärssystem är en viktig investering och förhoppningsvis inte något som man gör särskilt ofta. När man väl valt system vill man att det ska grunda sig på väl genomtänkta beslut och man vill förstås kunna känna sig nöjd med sitt program i åratal framöver.
Att automatisera dina affärsprocesser kan hjälpa dig och ditt företag på många sätt. Genom att underlätta flödet och undvika tröttsamma moment i ditt arbete, kan du arbeta mer effektivt och frigöra både tid och spara pengar. När du effektiviserar dina rutiner med hjälp av affärsprogrammets verktyg, säkerställer du samtidigt att kvaliteten upprätthålls och du får full kontroll över arbetsflödet. Du använder resurserna på smartare sätt, du ökar produktiviteten och får både mer nöjda medarbetare och kunder. Fördelarna är många! Men vad behöver man då tänka på innan man skrider till verket och införskaffar ett nytt affärssystem till företaget?
Att tänka på innan ni pratar med olika systemleverantörer
Vi ska här titta på några punkter och tips som kan vara bra att fundera på och som kan hjälpa dig i första steget mot ett val av affärsprogram.
Hur ser ditt affärsflöde ut?
För att ta reda på vad du behöver, behöver du också titta på hur dina processer och arbetsrutiner faktiskt ser ut just nu. Vad händer i alla moment, från det att du träffar en möjlig kund, får en rekvisition, skapar en offert till att du utför själva jobbet, tillverkar/säljer produkten, utför tjänsten, levererar och slutligen kommer till fakturering och uppföljning? Hur jobbar ditt företag, vilka delmoment har ni i hanteringen? Hur ser tex er orderhantering ut? Har ni lagerhantering och hur fungerar den i så fall? Har ni produktion? Jobbar ni med arbetsbeskrivningar? Beskriv hur ert arbetsflöde ser ut, så strukturen blir tydlig. Då blir det också tydligt vad som kan behöva förbättras.
Vad behöver du?
Sedan tittar du på hur behovet ser ut? Vilka processer vill du automatisera? Vad har du för metoder och rutiner i dagsläget? Arbetar du redan i ett affärssystem helt eller delvis? Gör du något av arbetsmomenten, eller kanske alla, manuellt? Vad är du nöjd med i ditt nuvarande sätt att arbeta och vad vill du förbättra eller förändra? Vad saknar du, som skulle underlätta arbetet? Kanske några moment behöver mer fokus, tex kanske du önskar en mer detaljerad orderhantering eller kunna få möjlighet att skriva ut nödvändiga rapporter. Kanske spårbarhet är viktig och du vill kunna arbeta med en mer fungerande batchhantering där du använder dig av batch- och serienummer.
Vissa företag har även speciella krav som de måste förhålla sig till och göra anpassningar för. Det kan tex vara krav från Livsmedelsverket eller särskilda EU-direktiv. Ta reda på vad som gäller i ditt fall.
Fundera också på vilken typ av system som kan passa ditt företag. Vill du ha ett webbaserat system där du arbetar i molnet eller en installation på plats, där ni själva sköter allt?
Involvera medarbetarna
Hur många och vilka ska använda systemet? Det är viktigt att alla som ska jobba i programmet får komma till tals och komma med sina synpunkter. Prata igenom med dina medarbetare hur era olika önskemål ser ut och gör dem delaktiga under processens gång! Det nya systemet ska fungera för alla.
Integrationer och extern utrustning
Använder du flera program som kommer att behöva integreras med det nya? Om du har ett separat program för ekonomin och bokföringen på företaget, måste detta kunna synkroniseras med det nya systemet och information måste kunna föras över på ett säkert sätt. Om du hyr en bokföringstjänst, kanske din revisor har särskilda önskemål. Använder ni eller vill ni använda extern utrustning, som tex appar eller streckkodsläsare och QR-kodsläsare, som måste vara kompatibla med programmet? Gå igenom sådant och se vad som behövs.
Gör en checklista / kravlista
När ni tittat på hur strukturen i arbetet ser ut samt identifierat era behov och önskemål, skriv då ner det tillsammans med övriga funderingar. Det är ni på företaget som har koll på hur ni jobbar och vet hur ni vill att det ska vara. Ett gott förarbete är A och O och då har ni ett bra underlag inför kommande diskussioner med leverantörerna av affärsprogram.
Att tänka på vid kontakt med potentiella leverantörer
Låt oss säga att du nu hittat några olika leverantörer av affärsprogram som fångat ditt intresse. Vad är då nästa steg att fundera på?
Testa systemen
Det är viktigt att kunna prova och fundera i lugn och ro innan du bestämmer dig för om programmet är något för dig. Prova gärna flera och gör jämförelser och utvärdera. Matchar de aktuella systemen era behov? Matchar priset er budget? Gå igenom kravlistan och jämför med leverantörernas erbjudanden. Ta reda på om det går att testa systemen utan kostnad. Alla företag har olika behov och förutsättningar, titta på vilka som kan erbjuda just dig den bästa lösningen.
Support och underhåll
Ingår support? När du skaffar ett nytt system, vill du inte bara köpa en produkt, utan du vill troligtvis också se till så att det ingår nödvändigt support, uppdateringar och underhåll. Med en bra support känner du dig inte lämnad på egen hand, utan har hela tiden tillgång till hjälp när du behöver det. Detta inger förtroende för leverantören och skapar trygghet för dig som kund.
Skräddarsytt
Det finns flera standardlösningar därute som kan vara nog så bra, men om du vill försäkra dig om att just ditt företags behov tillgodoses, så överväg att skaffa en skräddarsydd lösning och få de perfekta anpassningarna. Skräddarsytt innebär frihet för dig och företaget.
Flexibilitet för framtiden
Hur anpassningsbart vill du att ditt system ska vara? Vilka möjligheter ska finnas? Det kan vara viktigt att det finns goda förutsättningarna att programmet förändras i takt med företaget. Dina behov kanske förändras med tiden. Ett mindre företag har sina behov men när företaget växer, kan förväntningar och krav på systemet också komma att ändras. Titta på vad systemet har för kapacitet att växa med dig.
Låt oss hjälpa er!
Det här var några punkter och goda råd att tänka på inför införskaffandet av ett affärssystem. Det finns en uppsjö av affärsprogram där ute som erbjuder många bra lösningar.
Vill du prova på ett molnbaserat affärssystem där du som kund kan känna både trygghet och frihet på samma gång, är du välkommen att kontakta oss på CloudOffice!
Våra affärssystem erbjuder säkra, fina och flexibla lösningar åt både små och stora företag och det bästa av allt – vi skräddarsyr systemet och anpassar det åt dig efter dina förutsättningar och behov. Vi hjälper dig och ditt företag idag och när ditt företag förändras, låter vi systemet förändras med det.
Tillsammans med dig, tittar vi gärna närmare på hur vi kan hjälpa din verksamhet på bästa sätt.